誰にでも伝わる資料作成【書評:世界で一番やさしい資料作りの教科書】 - キンドルラボ

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誰にでも伝わる資料作成【書評:世界で一番やさしい資料作りの教科書】

2020年8月16日

仕事で資料作りをお願いされたけど、本当に作らないといけないのかが分からない。伝わる資料作りのポイントが分からない。できれば、誰が見ても納得してもらえる資料を作りたい・・・

今回はこんなお悩みを解決します。

 本記事の内容

資料作りが必要な場面の把握誰にでも伝わる資料作りのポイント、僕が行っている資料作成スキルアップの方法について「世界で一番やさしい資料作りの教科書」を参考に紹介します。

 本記事の信頼性

この記事を書いている僕は「世界一やさしい資料作りの教科書」を読んで、1年前から仕事で取り入れてみました。会議や打ち合わせで必要な資料作りに実践してみたところ、A4用紙1枚で「分かりやすい資料だな」と職場から高評価をいただいています。

誰にでも伝わる資料を作れれば、コミュニケーションが円滑になりますよね。

本記事では、資料作成で困らないための実践的なノウハウを学んでいきます。

それでは早速見ていきましょう。

資料作りが必要な場面とは

口頭で伝わらない時

話を口頭で伝えも中々理解してもらえない場面は多くあります。具体的な場面を2つ見ていきましょう。

 ケース1:自社の新商品開発の企画をプレゼンする時

企画立案の目的、利害関係者とのやり取りなど、理解力や複雑な動作を伴う場合は資料と一緒に説明することが求められます。

 ケース2:上層部へクレーム対応の報告をする時

クレームを対応した担当者、担当者の上司、クレーム内容に関する関係者など人間関係が複雑なケースでは、口頭と資料で報告することが求められます。

こういった複雑な理解力や人間関係が絡んでいる場面では、資料での報告が必要とされますね。

会議や打ち合わせに不参加者が出た時

簡単に終わる会議や打ち合わせに出席する場面があるかと思います。もし全員出席できない場合は、不参加者に対して「出席者、内容、決定事項」を含んだ資料を送付する必要が出てきます。

会議や打ち合わせの議事録作成担当者が資料を送付するケースが多いかと思います。不参加者のために資料をつくるのは大変だと感じるかもしれませんが、こちらの記事  >>生涯3万時間も使っている会議の効率的な進め方【無駄がなくなります】  を実践していれば、簡単に作ることができます。

この他にも、講演・セミナー、チラシ・パンフレットなど多岐に渡り資料を作成する場面はあります。

では、どういう資料を作れば相手に伝わるのか見ていきましょう。

説明しなくても伝わる資料作り

資料作りが必要な場面は多岐に渡りますが、共通して言えるポイントはあります。ポイントは「資料作成までの設計をテンプレート化すること」です。

内容ごとに資料のボリュームは変わってきますが、ここではワンペーパーでまとめれる場面を想定して見ていきます。

設計は以下のとおりです。

  • 手書きで考える
  • キーメッセージを1番上に置く
  • 内容を考える
  • 電子化する

順番に見ていきますね。

 手書きで考える

資料作成をする時に、いきなりパソコンに向かって作り始めるのはNGです。なぜかというと、考えながら作ってもまとまった資料はできないからです。

例えば、小売店の販売で以下のケースがあったとします。

「お客様から電話があり、購入した野菜に虫が混入していたと連絡を受けた。上司と協議したところ野菜の回収と代金の返却をすることに決まった。お客様にこの対応をしたところ、精神的な苦痛を受けたので責任者を呼ぶよう言われた。責任者は不在だったので、後日対応すると伝えた。」

この時、真っ先にパソコンで整理しようと思っても頭の中だけでまとまった資料をつくるのは、かなり難易度が高いです。

なので、まずは、手書きでポイントを書くところから始めましょう。

手書きの記入例

8月16日 13時00分
お客様:購入した野菜に虫が混入していたと連絡
担当者:初めてのケースだったので上司に相談
上司:担当者へ野菜の回収と代金の返却をするよう指示
担当者:お客様へ伝えた
お客様:精神的な苦痛を受けたので責任者を呼ぶよう要求
担当者:責任者不在のため後日対応すると伝えた

キーメッセージを1番上に書く

次に、手書きのメモを参考にキーメッセージを報告資料の1番上に書きます。前述の例で言えば、「お客様が精神的苦痛を訴えていることに対する補償」と書きます。

キーメッセージを書けば資料作りの7割は完成しています。パッと資料を見ただけで何を言いたいのか明確になっているからですね。

内容を考える

次に、内容を考えます。内容は、キーメッセージを伝えるために必要な補足情報を書いていきます。

補足情報で書く内容は以下の3つです。

  • 目的と背景
  • 動作
  • 期限

順番に見ていきますね。

 目的と背景

目的と背景は、なぜやるのかを言葉で表現するために必要です。

前述の例で言えば、「部長へお客様の補償内容の提案に行くけど、その時の説明資料として提出する」というように意識を持つことが大事です。

 動作

動作は、やるべきことを明確にするために必要です。

前述の例で言えば、「お客様への補償として誠意を込めて謝罪をする」というように、体の動かし方をイメージできる状態にします。

 期限

期限は、いつまでにやればいいのかを明確にするために必要です。

前述の例で言えば、「資料の報告後、1時間以内にお客様の自宅へ伺う」とうように具体的な時間を決めます。

以上のポイントを1枚の資料にまとめたら完成です。

資料で伝えることはビジネスの現場で多くありますので、相手に伝わる資料作りができるように基本を押さえておきましょう。

本書では、ワンペーパーの資料だけでなく複数枚の企画書などの資料づくりについても説明しています。

資料作りについてもっと理解を深めたい、プレゼンのノウハウも知りたいという方は本書を手に取って一読することをおすすめします。

 

資料作りの方法は良く分かった。でもどうやってスキルを身に付ければいいのだろうと思っている方は、もう少しだけお付き合いください。

最後に、スキルの身に付け方について見ていきます。

【実践例】資料作り上達への道

ステップ1:要約の要約をする

資料づくりのスキルはどうすれば身に付くのか検討できない場合は、まず「要約の要約」をやってみましょう。

要約の要約とは、本の要約サイトの文章をポイントを絞ってまとめることです。

例えば、僕が読んでいる Flier だと毎日ビジネス書の要約を見ることができるのでおすすめです。

僕が普段やっているまとめ方は以下のとおりです。

ポイント

  • 一番上に「日付、著者、キーメッセージ」を書く
  • 本文左側「キーワード」を書く
  • 本文右側「意味、理由、具体例、結果、行動」を書く
  • 一番下「本文の要約」を書く

視覚情報の要約スキルが身に付くので、ぜひ試してみてください。

ステップ2:YouTubeの要約をする

次のステップでは聴覚情報の要約をしていきます。

やり方は、ビジネス系YouTuberの話した内容を要約することです。

できれば、構成がまとまっている方やビジネスの役に立つ情報発信をしている方の要約をすることがおすすめです。

僕は、「マコなり社長、マナブさん、Drヒロさん」の要約がやりやすいと感じています。

要約方法は Flier の時と同様に1枚のノートにまとめます。

マコなり社長がYouTubeで話した内容を僕が要約したものは以下のとおり

ここまでできれば、視覚・聴覚情報の要約スキルが身に付いていると思います。

ステップ3:仕事で電話内容をまとめる

最後のステップになります。この段階で仕事でのスキルアップを目指していきます。やり方は、職場にかかってきた電話の内容について「目的と背景、動作、期限」を付けたメモを作成することです。

電話で解決できた内容であったとしても、資料作りのスキルアップという目的を持ってやってみましょう。

ポイントは以下のとおりです。

  • 電話対応中:目的と背景を確認→動作、期限を伝える
  • 後日対応になった場合は、相手に「いつまでにどう対応するか」伝える
  • 電話対応後:目的と背景、動作、期限を手書きでメモする

メモすることで海馬が刺激され、習慣として身に付いていきます。

この結果、複雑な内容でも伝わりやすい資料を作ることができるようになっていきます。

 

以上、資料作り作成のポイントについて見てきました。

資料作りは社会人として誰もが経験することだと思いますので、ぜひマスターしたいところですね。

「資料づくりが必要な場面ってどこだろう。伝わる資料作りのポイントって何だろう。」とならないためにも、「目的と背景、動作、期限」を盛り込んだ誰にでも伝わる資料作りをしていきましょう。

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